Lewat 24 Inovasi, DPRD Medan Semakin Mudah Diakses Masyarakat

DPRD Medan terus berupaya dan berkomitmen memberikan kemudahan pelayanan bagi stakeholder dan masyarakat.

Komitmen itu dituangkan dalam kontrak kerja pelaksanaan inovasi untuk mengakses layanan fasilitas kesekretariatan.

Menurut Plt Sekwan DPRD Medan, Erisda Hutasoit, kontrak kerja Inovasi sudah dilaunching Walikota Medan Bobby Afif Nasution pada 30 Juni 2021 lalu.

Gagasan inovasi berproses melalui survey kepuasan layanan serta mendiagnosa permasalahan. Sekretariat DPRD Medan bersama Lembaga Administrasi Negara (ASN) menjaring masukan dari anggota DPRD Medan yang dirumuskan menjadi ide dan gagasan inovasi dalam perbaikan layanan di masing masing bagian.

Dikatakan Erisda Hutasoit, untuk tahun 2021 ini, Sekretariat DPRD Kota Medan telah menghasilkan 24 ide dan gagasan inovasi. Inovasi akan terus dilakukan dan jumlah inovasi menjadi salah satu indikator kinerja utama pada rencana strategi sekretariat DPRD Medan dalam mendukung misi Kota Medan yakni Medan Bersih.

Dijelaskan Erisda Hutasoit, ada pun 24 ide dan gagasan Inovasi di Bagian program dan keuangan sekretariat DPRD Kota Medan yakni (1). Inovasi Smart Talk, untuk sarana komunikasi dua arah sesama pengguna SMARTWAN. Baik sesama anggota dewan maupun antara anggota dewan dan pegawai. Fitur ini mempermudah komunikasi maupun konsultasi dengan cepat dan efisien.

(2). Inovasi Click Salary, berisi informasi penghasilan pimpinan dan anggota DPRD Medan. Setiap anggota dewan dapat melihat tampilan penghasilan perbulan tanpa harus datang ke bagian keuangan DPRD Medan.

(3). Inovasi E-Jadin, sarana informasi perjalan dinas yang dilengkapi dengan tracking system dokumen dan timeline untuk memudahkan anggota dewan menelusuri sampai dimana proges administrasi hingga pembayaran dana perjalanan dinas.

(4). Inovasi E-SAKIP, Sistem informasi dan   pelaporan akuntabilitas kinerja sesuai sistematika yang ditetapkan. Hal itu untuk meningkatkan akuntabilitas kinerja sekretariat DPRD Medan dan mendukung peningkatan akuntabilitas Pemko Medan. Memudahkan penyusunan LKIP serta data data yang dibutuhkan bisa diperoleh secara realtime.

Sistem ini mencakup cascading kinerja individu dengan kinerja organisasi sehingga mempermudah Sekwan melakukan pemantauan dan pengendalian kinerja bawahannya dalam mewujudkan Good Governance. Nilai SAKIP merupakan salah satu indikator kinerja utama sekretariat DPRD.

(5). Inovasi E-Survei, Sarana survei kepuasan secara elektronik atas layanan sekretariat DPRD Kota Medan secara periodik.

(6). Inovasi Website, sarana menampilkan  informasi seputar DPRD dan sekretariat DPRD untuk masyarakat luas.

(7). Inovasi E-Tindak Lanjut, saran Fitur yang menginformasikan dan menyimpan data tindak lanjut temuan secara riil time

Sedangkan Inovasi di bagian umum sekretariat DPRD Kota Medan yakni

(8). Inovasi Book Note, berisi fitur agenda, kegiatan, undangan dan informasi keseluruhan kegiatan DPRD Medan pada bulan berjalan berdasarkan hasil rapata Badan Musyawarah.

(9). Inovasi Nadin Online (Naskah Tata Usaha dan Kepegawaian), berfungsi untuk mencatat alur surat masuk dan surat keluar disertai dengan format surat sesuai Perwal Medan No 39 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas, beserta e-signature (tanda tangan elektronik) yang saat ini sedang proses sertifikasi oleh BSSN.

(10). Inovasi Scan Me, penggunaan QR Codd di undangan kegiatan DPRD Medan yang bertujuan untuk mempermudah absensi peserta undangan kegiatan tersebut.

(11). Inovasi SIMASDU (Sistem Informasi Manajemen Asset Terpadu), merupakan fitur yang berisikan aplikasi untuk pencatatan data aset, kondefikasi aset, KIB dan KIR dan labeling aset dalam bentuk barcode untuk terciptanya tata kelola aset yang akurat dan kemprehensip.

(12). Inovasi Rindu (Ruang Inovatif Terpadu) yakni penempatan area publik di kantor DPRD Medan dalam satu lokasi dengan memadukan konsef smart city dan memenuhi unsur standar prlayanan publik terdiri dari ruang konsultasi, media centre, perpustakaan mini yang ramah anak dilengkap dengan fasilitas ruang laktasi, galeri UMKM dan free wife.

(13). Inovasi Kantorku Bersih dan Hijau yakni program penghijauan ruang kerja dan ruang kosong di lingkungan gedung DPRD Medan. Dilengkapi dengan himbauan MAJATOKI  (Mari Jaga Toilet Kita) sebagai panduan bagi pengguna toilet di lingkungan kantor DPRD Medan agar menjaga kebersihan terutama di toilet dan dilengkapi dengan SOP penggunaan toilet.

Inovasi Bagian Persidangan dan Perundang undangan sekretariat DPRD Kota Medan

(14). Inovssi JDIH Dalam Genggaman yakni Sarana informasi yang memuat produk hukum daerah yaitu Peraturan Daerah Peraturan Walikota dan Surat Keputusan Walikota.

(15). Inovasi TV Wakil Rakyat, yakni mempublikasikan kegiatan DPRD Medan yang dapat diakses di kantor DPRD Medan.

(16). Inovasi VTT ( Voice to Text) yakni Modernisasi e-notulen yang mampu menerjemahkan audio menjadi teks secara otomatis, sscara riil time dan menyeluruh. Sehingga laporan hasil rapat dapat disajikan cepat, tepat dan akuntabel.

(17). Inovasi Anjungan Online (Layanan Kunjungan Online) yakni Aplikasi berbasis web untuk melayani pendaftaran kunjungan kerja dari daerah lain ke DPRD Medan. Bermanfaat mengefektifkan komunikasi dan proses kerja transfaran kunjungan dan data tersimpan di server. Inovasi ini terinspirasi dari hasil kunjungan benchmark ke istana kepresidenan tampak sering.

(18). Inovasi DPRD Insight, yakni Media informasi yang menampilkan kegiatan berkala DPRD Medan secara elektronik.

(19). Inovasi DPRD Menyapa, yakni menyediakan layanan kehumasan DPRD Medan yang bertujuan memberikan citra positif bagi DPRD Medan sekaligus menampung keluhan dari warga kota Medan untuk dapat menampung aspirasi secara rutin selain reses. Berikut menyeimbangkan pemberitaan di media masa terkait kinerja DPRD Medan.

(20). Inovasi Pedoman Keprotokolan, yakni Pedoman keprotokolan yang meliputi pedoman teknis berisi tugas dan fungsi tim protokol. Ketentuan keprotokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan dalam setiap acara resmi di lingkungan sekretariat DPRD Medan.

(21). Inovasi Program Magang, yakni menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi untuk program magang di kantor DPRD Medan bagi mahasiswa tingkat akhir dalam bidang kehumasan dan front office.

Inovasi Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan Sekretariat DPRD Medan

(22). Inovasi E-Reses, yakni Fitur yang memudahkan anggota DPRD Medan dalam menghimpun aspirasi pada saat reses berlangsung yang dapat diinput secara riil time untuk direview dan disesuaikan dengan sasaran pembangunan pada RPJMD. Pada fitur ini juga disediakan informasi beban pengeluaran anggaran reses dengan menu kelengkapan administrasi untuk menunjang akuntabilitas kinerja dewan.

(23). Inovasi Aspirasiku, yakni Fitur berbasis Web yang menampung layanan pengaduan masyarakat Kota Medan kepada wakil rakyat dapat diakses dari mana saja tanpa harus berkunjung ke gedung dewan  

(24). Inovasi Database Stakeholder, yakni Fitur yang berisi database beserta informasi lengkap instansi yang menjadi counterpart masing masing alat kelengkapan dewan. Pada fitur ini dewan juga bisa melihat data data yang dibutuhkan pada rapat dengar pendapat (RDP) yang disajikan sebelum pertemuan dilaksanakan.